Når skal det avstemmes?
Hvor ofte det gjøres, er opp til det enkelte selskapet å bestemme, men det anbefales å være mest mulig à jour med avstemminger gjennom året. I dagens ERP-systemer er det ønskelig å ha mest mulig oppdaterte regnskap til enhver tid. Vi snakker om sanntidsregnskap.
Alle må være klar over at kontroll med balansen er helt avgjørende for å kunne stole på tallene i regnskapet. Løpende avstemminger der derfor viktig. Daglig leder plikter etter aksjeloven å rapportere til styret minst hver fjerde måned og det kan være fornuftig å være à jour med alle avstemminger i den forbindelse. Bankkontoer bør avstemmes månedlig. Det er krav om å dokumentere grunnlag for betaling av skattetrekk, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift pr. termin. Det vil i lengden være effektivt å avstemme gjennom året og det er ingen tvil om at det vil lette årsoppgjørsarbeidet.
Bokføringsloven krever at alle poster i balansen skal dokumenteres ved årsavslutning med mindre de er ubetydelige. Det vises her til nærmere omtale av bokføringslovens bestemmelser senere i artikkelen.
Forslaget til ny standard for God regnskapsføringsskikk som i skrivende stund antas å bli vedtatt innen utgangen av 2022 er ikke så detaljert som tidligere standard. Den viser til bokføringslovens krav på dette området. I tillegg er det en tydeligere presisering og krav til å kvalitetssikre rapporteringsgrunnlag. Det er viktig også i en digital verden og er av betydning for å vite at man har et riktig grunnlag for å dokumentere balansen.
Standarden God regnskapsføringsskikk sier følgende om avstemminger: «Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige.» Videre er det i denne standarden satt følgende krav til regnskapsfører: «Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller skatteskjemaer, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap.» Standarden gjelder enhver som er autorisert som regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men innholdet kan også være egnet som kvalitetsnorm hos virksomheter som utfører regnskapsføring internt.