Formål med dokumentasjonen
Det bør i tilknytning til avstemminger settes klare krav til dokumentasjonen slik at det ikke er noen tvil om regnskapspostens innhold og at den er fullstendig, nøyaktig og reell.
Norsk bokføringsstandard 5 Dokumentasjon av balansen (NBS 5) setter også krav til det for å ivareta den eksterne kontrollørens interesse.
Teknisk avstemming eller noe mer
En avstemming skal være med på å underbygge at regnskapet er fullstendig, nøyaktig og inneholder kun gyldige poster. En avstemming vil i mange tilfeller være en underliggende dokumentasjon. Dokumentasjon av postene er et utvidet begrep som betyr at det i tillegg må inneholde noe mer enn en avstemming.
Dokumentasjonen må derfor ikke bare være avstemming med «kryssing» av tall hvor en er fornøyd når avstemmingen «går opp». Et enkelt eksempel på det vil være en bankavstemming som har mange åpne poster under spesifikasjonen «bokført av bank, ikke i regnskapet». Hvis det ikke er noen kommentarer til de største postene under denne spesifikasjonen, har avstemmingen liten verdi og det vil ikke være en god nok dokumentasjon av balanseposten. Det må derfor knyttes kommentarer i avstemmingsskjemaet/dokumentasjonen til denne type poster. I tillegg bør dokumentasjonen inneholde en konklusjon om at regnskapsposten ikke inneholder vesentlige feil. Det bør ikke være nødvendig å gå inn i bilag og regnskap for å forstå dokumentasjonen. Det skal være lett for andre å kunne forstå dokumentasjonen ved intern eller ekstern kontroll.
I tråd med bokføringsloven og NBS 5 velger jeg videre å benytte dokumentasjon som samlebegrep for avstemming/dokumentasjon.
Verdivurdering
For noen balansekontoer vil dokumentasjonen også bestå av en verdivurdering. Eksempel på det kan være avsetning for ukurans i varelager, avsetning for tap på fordringer eller nedskrivningsbehov for anleggsmidler. God dokumentasjon av vurderinger rundt blant annet nedskrivningsbehov vil være avgjørende for mange virksomheter i år som følge av koronasituasjonen.