NBS 5 Dokumentasjon av balansen
Vi skal nå se nærmere på innholdet i standarden som utdyper de generelle kravene til dokumentasjon av balansen. Standarden består av grunnleggende prinsipper og nødvendige handlinger, med tilhørende veiledninger.
Ubetydelige poster
I standarden gjentas lovens bestemmelse om at alle balanseposter, dvs. eiendeler, gjeld og egenkapital, skal dokumenteres med mindre de er ubetydelige. Her understrekes det at «ubetydelig» er lavere enn «uvesentlig». Det må gjøres en individuell vurdering for selskapet ut fra størrelse og karakter. Det anbefales å avstemme alle poster.
Eksempler på god dokumentasjon
Standarden presiserer at dokumentasjonen skal utarbeides med «henblikk på ekstern kontroll» og den gjentar at dokumentasjonen skal vise at posten er fullstendig, nøyaktig og reell.
Standarden gir eksempler på hva som er god dokumentasjon. Kan det innhentes ekstern dokumentasjon, er det den beste dokumentasjon. Eksempel på det er årsoppgaver eller kontoutdrag fra finansinstitusjoner eller verdipapirregister. Andre eksempler på dokumentasjon er fysiske tellinger av beholdninger, anleggskartotek, saldolister over kunder og leverandører. Ved avsetninger og nedskrivninger vil det være viktig å dokumentere forutsetningene som ligger til grunn for beregningene samt beregningsmetode.
Konsernregnskap
De samme kravene stilles til dokumentasjon av pos- tene i konsernregnskapets balanse. Dokumentasjonen av balansepostene i de enkelte selskapene skal ikke dokumenteres på nytt, men særskilte poster som er en følge av konsolideringen, som eksempelvis merverdier i eiendeler og innarbeidelse av tilknyttede selskaper, må dokumenteres særskilt. Det samme gjelder eliminering av mellomværender med konsernselskaper.
Skattemessige verdier
Standarden presiserer at også skattemessige verdier skal dokumenteres. Dette gjelder poster der det er forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier som for varelager, kundefordringer, tilvirkningskontrakter og anleggsmidler.
Kontrollspor
Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen og motsatt (toveis kontrollspor). Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem i dokumentasjonen. Det vil også være behov for å vise kontospesifikasjoner av hver regnskapslinje i balansen og næringsspesifikasjonen , for derfra å kunne gå tilbake til doku- mentasjon, som ofte vil være på kontonivå.
Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming.