eFacta

Skatteplikt og arbeidsgiverplikter

Enhver fordel vunnet ved arbeid er iht. skatteloven § 5-1 skattepliktig for mottaker som lønn. Med fordel menes både rene pengeytelser, og naturalytelser.

I henhold til skatteforvaltningsloven § 7-2 skal den som yter en skattepliktig fordel vunnet ved arbeid (lønn), innberette fordelen.

Skattebetalingsforskriften medfører en generell plikt til å foreta forskuddstrekk i naturalytelser. Hovedregelen er at skattepliktige naturalytelser som er godtgjørelse for arbeid, oppdrag, verv mv., skal med i grunnlag for beregning av forskuddstrekk, med mindre det er gjort særskilt unntak.

Følgende naturalytelser skal ikke tas med i beregningsgrunnlaget for forskuddstrekk:

1. Fri transport ved reise til og fra arbeidet og ved besøksreise til hjemmet for pendler hvis arbeidsgiver besørger transporten ved å eie eller disponere plass på kommunikasjonsmiddel. Kjøper arbeidsgiver billett hos reiseselskapet, gjelder trekkfritaket bare for kostnader som ikke overstiger 97 000 kroner i året. Begrensningen på 97 000 kroner gjelder ikke for pendleres besøksreiser med fly innenfor EØS-området. Trekkfritaket for arbeidsgivers dekning av pendlerreiser gjelder ikke for pendler som har fått skattekort med standardfradrag for utenlandsk arbeidstaker eller skattekort for arbeidstaker som skattlegges etter særreglene om skattlegging av utenlandske arbeidstakere i skatteloven kapittel 19, jf. Finansdepartementets forskrift 19. november 1999 nr. 1158 til skatteloven § 5-11-1 annet ledd.

2. Naturalytelse i form av helt eller delvis fri bruk eller lån av kapitalgjenstander mv. til arbeidstakeren uten overdragelse av eiendomsretten, unntatt bil og bolig, jf. forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven (skattebetalingsforskriften) § 5-8-11 og § 5-8-20. Full disposisjonsrett i den vesentlige del av gjenstandens økonomiske levetid likestilles med overdragelse av eiendomsretten.

Det er fastsatt egne satser for verdsettelse av:

• fri kost og losji

• privat bruk av arbeidsgivers bil (fri bil)

• rentefordel ved rimelige lån i arbeidsforhold

• fordel ved kostbesparelse i hjemmet for pendlere

• privat bruk av arbeidsfinansiert elektronisk kommunikasjon

Er naturalytelsen trekkpliktig, må den også med i grunnlaget for arbeidsgiveravgift, jf. folketrygdloven § 23-2.

Verdsettelse av naturalytelser som det ikke er fastsatt spesielle satser for

I skattebetalingsforskriftens § 5-8-30 er det gitt regler om verdsetting av skattepliktige naturalytelser som Skattedirektoratet ikke har fastsatt satser for, eller hvor skattekontoret ikke har foretatt en individuell verdsettelse på forskuddsstadiet etter oppgave fra arbeidsgiver. Dette gjelder for andre naturalytelser enn fri kost og losji, fri bil, rimelig lån og fri bolig. Verdsettelsen foretas av arbeidsgiver, og all nødvendig dokumentasjon må vedlegges arbeidsgivers regnskap.

For disse naturalytelsene gjelder følgende generelle verdsettelsesregler:

• Naturalytelser verdsettes til omsetningsverdi. Med omsetningsverdi menes den prisen inklusive merverdiavgift som er allment tilgjengelig for forbrukere i sluttbrukermarkedet for samme vare eller tjeneste.

• Rabatter og tilbudspriser som er allment tilgjengelig for forbrukere, kan tas med ved beregning av omsetningsverdien, når den reduserte prisen kan sannsynliggjøres ved annonse, prislister el.l.

• Opsjoner i arbeidsforhold verdsettes etter skattelovens regler.

• Fordel ved privat reise ved bruk av kort betalt av ar- beidsgiver når kortet gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass o.l. ordninger, verdset- tes til normal rabattpris som oppnås i reiseselskapet for tilsvarende reise.

• Fordel ved arbeidsgivers dekning av personalforsikringer verdsettes til den enkelte arbeidstakers forholdsmessige andel av arbeidsgivers samlede premie til ordninger arbeidstakeren er omfattet av.

Fri bolig

Fordel ved fri eller delvis fri bolig i arbeidsforhold er som hovedregel skattepliktig som lønn (naturalytelse).

Fordel ved fri eller delvis fri bolig i arbeidsforhold skal fastsettes individuelt av skattemyndighetene på forskuddsstadiet etter krav fra arbeidsgiver. Ved forhåndsverdsettelsen skal arbeidsgiver benytte blankett RF-1158 som sendes skattekontoret i den kommunen arbeidsgiveren hører hjemme eller har sitt kontor (hovedkontor). Skattekontoret foretar en foreløpig verdsettelse av fordelen med grunnlag i opplysningene gitt i blanketten og opplysninger man ellers måtte ha.

Fri kost og losji

Fri kost som naturalytelse i arbeidsforhold er i utgangspunktet skattepliktig inntekt. Dette gjelder imidlertid ikke fri kost på tjenestereise eller for pendlere som ikke kan tilberede mat i pendlerboligen. Fri kost om bord på skip er fritatt, med unntak for fri kost på sokkellinnretning til arbeidstaker med samlet personinntekt på over 600 000 kroner.

Fri losji i arbeidsforhold regnes i utgangspunktet også som skattepliktig inntekt. Dette gjelder imidlertid ikke fri losji på tjenestereise. Fri losji om bord på skip for sjøfolk og om bord på oljeplattform skattlegges heller ikke.

Nærmere om pendlerregler

Skattyters fradragsrett for pendlerutgifter ble strammet inn fra 2018. Det ble gitt en overgangsregel på to år som går ut 1. januar 2020.

Innstrammingen fra 2018 innebærer:

• Det gis ikke lenger fradrag for kost for skattytere som har mulighet til å kunne oppbevare og tilberede mat i pendlerboligen.

• Fradragssatsen for kost når skattyter ikke kan tilberede mat i pendlerboligen, er redusert med om lag 150 kroner pr. døgn.

• Fradrag for losjiutgifter (pendlerbolig) gis bare de første 24 månedene. Fradragsperioden kan forlenges med inntil nye 24 måneder ved skifte av kommune for både pendlerbolig og arbeidssted.

• Tidsbegrensningen på 24 måneder gjelder også for retten til fradrag for kost for de som kan tilberede mat i pendlerboligen.

• Overgangsregelen innebærer at for de som allerede var pendlere da reglene ble innført, startet tidsbegrensningen 1. januar 2018. Overgangsregelen går dermed ut 1. januar 2020 og en rekke pendlere vil dermed miste fradraget fra 2020.

• Det gis bare fradrag for reiseutgifter over kr 14 400 (fra 2023). Maksimalt fradrag blir dermed kr 82 600

Skattefri dekning fra arbeidsgiver

Selv etter innstrammingen, kan arbeidsgiver gi arbeidstakeren skattefri dekning av pendlerutgifter. Det gjelder også etter perioden på 24 måneder. Arbeidsgiver kan dekke:

• Dokumenterte utgifter til losji. Fri bolig vil også være skattefritt for pendleren.

• Kostutgifter for pendlere som ikke kan tilberede mat i pendlerboligen. Arbeidsgiver kan gi en skattefri utgiftsgodtgjørelse inntil Skattedirektoratets fradragssatser. For 2023 er satsen 177 kroner frem til 1. september og deretter 250 kroner for skattytere som bor på pensjonat eller hybel/brakke uten kokemuligheter. Eventuelt kan det gis dekning for dokumenterte utgifter. Det kan ikke gis skattefri godtgjørelse dersom pendleren bor i en pendlerbolig med kokemuligheter.

• Utgifter til besøksreiser til hjemmet. Arbeidsgiver kan dekke dokumenterte billettutgifter. Eventuelt kan det gis bilgodtgjørelse hvis pendleren bruker egen bil, men bare inntil satsen for fradrag for slike utgifter, dvs. kr 1,70.

• Den skattefrie dekningen for reiseutgifter er begrenset oppad til det samme beløpet som fradraget, 97 000 kroner.

For arbeidstaker som enten får standardfradrag for utenlandsk arbeidstaker (sokkelarbeidere eller sjøfolk), eller som benytter de nye reglene om kildeskatt for utenlandske arbeidstakere i skatteloven kapittel 19, er godtgjørelse til dekning av kostnader til kost, losji og besøksreiser til hjemmet skattepliktig arbeidsinntekt.

Skattedirektoratet fastsetter satser for fri kost og losji. Disse satsene brukes både ved beregning av forskuddstrekk og ved beregning av arbeidsgiveravgift samt ved innberetning av skattepliktig beløp på lønnsoppgaven.

Skattedirektoratets satser for verdien av fri kost og losji for 2023:

Kostbesparelse i hjemmet

Pendlere som får dekket kosten av arbeidsgiver etter regning eller administrativ forpleining og ikke etter sats, skattlegges for såkalt «kostbesparelse i hjemmet» etter samme sats som gjelder for fri kost alle måltider, kr 98 pr. døgn.

Fri bil

Fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil fastsettes i 2023 ved å multiplisere den delen av bilens listepris som ligger innenfor en grense på kr 338 800 med 30 %. Overskytende del av listeprisen multipliseres med 20 %.

Ved følgende forhold reduseres listeprisen til:

For el-biler skal det tas utgangspunkt i 80 % av bilens listepris som ny. Dette gjelder også dersom yrkeskjøringen overstiger 40 000 km i inntektsåret. Ved kombinasjon av bil eldre enn tre år og el-bil skal det tas utgangspunkt i 56,25 % av bilens listepris som ny.

Ved firmabilordning i deler av inntektsåret fastsettes fordelen forholdsmessig for antall hele og påbegynte måneder bilen har stått til disposisjon.

Er det tjenstlig behov for varebil klasse 2 eller lastebil under 7,5 tonn, reduseres listeprisen med 50 % oppad begrenset til kr 150 000. Det gis ikke fradrag for yrkeskjøring over 40 000 km i tillegg til dette bunnfradraget. Føres det elektronisk kjørebok, kan fordelen for slike biler alternativt fastsettes til faktisk privatkjøring multiplisert med en kilometersats på kr 3,40.

For biler der fordelen ikke står i forhold til listeprisen, fastsettes fordelen på forskuddsstadiet til kr 61 000 for 2023.

Sporadisk bruk av arbeidsgivers bil utløser ikke fordelsbeskatning. Skattyter må da oppfylle to vilkår – bruken kan ikke overstige ti kalenderdager pr. år og samlet privat årlig kjørelengde kan ikke overstige 1000 kilometer.

Dekker brukeren noen av de faktiske utgiftene, f.eks. betaler bensin uten å få utgiftene refundert, skal fordelen ved privat bruk likevel ikke reduseres. Selv om brukeren betaler alle omkostningene ved bruken (inkludert arbeidsgivers leasingkostnader), skal den standardiserte fordelsansettelsen ikke reduseres.

Rimelige lån i arbeidsforhold

Reglene finnes i skatteloven § 5-12 (4) og Finansdepartementets skatteforskrift § 5-12.

Rentefordelen ved rimelige lån i arbeidsforhold fastsettes til forskjellen mellom en normrentesats og lånets faktiske rente. Arbeidsgivere skal trekke skatt og beregne arbeidsgiveravgift av rentefordelen.

Normrentesatser i 2023

Som långiver i arbeidsforhold regnes arbeidsgiver som yter lån til arbeidstaker, tidligere arbeidstaker, nåværende og tidligere medlem av styre, representantskap, utvalg, råd, o.l. samt gjenlevende ektefelle eller dødsboet til noen av disse. Det regnes også som lån i arbeidsforhold hvis det er arbeidstakerens ektefelle, familiemedlemmer, samboer eller andre som får lånet. Arbeidstakeren beskattes for rentefordelen.

Arbeidsgiveren regnes også som långiver når han formidler lånet, eller lånet er foranlediget av arbeidsforholdet. Som lån i arbeidsforhold anses således også:

• lån fra andre selskaper i et konsern

• långiver er en annen virksomhet enn den skattyter er ansatt i og som drives av arbeidsgiveren eller i fellesskap med andre

• arbeidsgiveren garanterer for lånet

• långiver er en pensjonskasse, fondsinnretninger o.l. som arbeidsgiver har opprettet eller som følger av arbeidsavtale

• långiver har et forretningsforhold med arbeidsgiver og lånevilkårene er påvirket av låntakers arbeidsforhold

• lånet ytes av en bank til rimelig rente, foranlediget av at arbeidsgiver har satt inn et større beløp i banken til lav eller ingen rente

Regelen gjelder ikke for mindre kortsiktige lån, dvs. lån som ikke overstiger 3/5 av folketrygdens grunnbeløp (G) da lånet ble gitt (kr 69 743 pr. 1.5.2023) og når tilbakebetalingstiden er høyst ett år.

Aksjer og opsjoner i arbeidsforhold

Bestemmelsene finnes i skatteloven § 5-14 og Finansdepartementets skatteforskrift §§ 5-14-1 til 5-14-12.

Ansattes kjøp av aksjer til underpris

Når ansatte erverver aksjer, grunnfondsbevis mv. vederlagsfritt eller til underpris, er dette skattepliktig fordel vunnet ved arbeid. Dette gjelder uavhengig av om aksjen mv. erverves ved kjøp eller ved tegning av nye aksjer mv. Fordelen utgjør som hovedregel differansen mellom salgsverdien for aksjen på ervervstidspunktet og det den ansatte eventuelt har betalt for aksjen.

Forskriftsbestemmelsen som ga adgang til å fastsette salgsverdien til skattemessig formuesverdi er opphevet fra 2022.

Ordningen med rimelige aksjer i arbeidsforhold, der ansatte kunne få redusert fordelen med 25 % av salgsverdien eller maksimalt kr 7500, er også opphevet fra og med inntektsåret 2022.

Skattedirektoratet har i en prinsipputtalelse 28. mars 2022 gitt nærmere «omtale av Kruse-Smith-modellen» som gjelder ansattes kjøp av aksjer til underpris.

Fordelen ved kjøp av aksjer til underkurs skal føres til inntekt det år aksjene mottas eller på det tidligste tidspunktet aksjen kunne vært mottatt (kontantprinsippet).

Opsjoner mv. i arbeidsforhold

Fordel ved opsjoner i arbeidsforhold er skattepliktig som lønn på det tidspunktet opsjonen innløses eller selges.

Som slik rett anses både rett til erverv av eksisterende aksje eller grunnfondsbevis og rett til å tegne aksje eller grunnfondsbevis ved en senere emisjon. Dette gjelder også dersom retten er knyttet til fordring eller verdipapir.

Fordelen ved innløsning av kjøpsopsjon fastsettes slik:

Ved salg av opsjonen settes fordelen til differansen mellom salgssum og kostpris.

Gevinst er skattepliktig som lønn (personinntekt og arbeidsgiveravgift). Tap er bare fradragsberettiget i alminnelig inntekt.

Med virkning fra 2018 er det innført gunstige regler for beskatning av opsjoner i små oppstartselskaper. Bestemmelsen er inntatt i skatteloven § 5-14 (2) og FSFIN § 5-14-12. Det knytter seg en rekke vilkår til ordningen. Blant annet kan det ikke være flere enn 50 årsverk i selskapet i året for tildelingen av opsjonen, selskapet kan ikke være eldre enn ti år, selskapet må drive hovedsakelig annen virksomhet enn passiv kapitalforvaltning og kan ikke være i økonomiske vanskeligheter. Opsjonene kan tidligst innløses til aksjer etter tre år og senest ti år etter tildelingstidspunktet.

Fradrag for investeringer i oppstartsselskap

Fradragsordningen for investeringer i oppstartsselskap gjelder for en beløpsgrense på inntil én million kroner pr. investor, og grensen for aksjeinnskudd i foretakene er økt til fem millioner kroner. Videre er det åpnet for at ansatte og nærstående kan benytte ordningen.

Utvidelsen som omfatter oppstartsselskapenes egne ansatte og nærstående gjelder for inntektsårene 2020 og 2021, men ikke for 2022 eller 2023.

For opsjoner i oppstartselskaper vil fordelen også beskattes som lønnsinntekt, men først på tidspunktet for realisasjon av de underliggende aksjene.

Alternativt kan aksjene beholdes, men da skjer beskatning av opsjonene fem år etter innløsningstidspunktet. Beskatning av opsjonene skjer også dersom arbeidsforholdet i oppstartselskapet avsluttes før aksjene er realisert.

Fri avis, telefon, datautstyr, barnehage og personalrabatt

Reglene finnes i Finansdepartementets skatteforskrift § 5-15.

Fordel ved fri avis er ikke lenger skattepliktig. Det er et vilkår at det er et tjenstlig behov, men dette skal praktiseres liberalt.

Arbeidsgivers dekning av barnehageplass

Fra og med inntektsåret 2019 bortfalt skattefritaket for arbeidsgiverfinansiert barnehageplass for ansattes barn.

Bedriftsbarnehager kan videreføres ved at de ansatte betaler makspris med eventuelt tillegg for mat og aktiviteter i barnehagen.

Personalrabatter og ytelser fra tredjemenn

Med virkning fra 2019 er det gitt nye regler om personalrabatter mv.

Skattyter kan i et arbeidsforhold motta personalrabatter skattefritt, herunder 100 prosent rabatt, på varer og tjenester for inntil 8000 kroner pr. år.

Bestemmelsene gjelder varer og tjenester som omsettes i arbeidsgivers virksomhet eller i et annet selskap i samme konsern. Kommer rabatten fra arbeidsgivers leverandører eller kunder og varen og tjenesten omsettes i arbeidsgiverens eller hos konsernselskaps virksomhet, kan også denne rabatten være skattefri.

Omsettes ikke varen eller tjenesten i arbeidsgiverens eller konsernselskapets virksomhet, inngår ikke rabatten i beløpet på 8000 og vil dermed være skattepliktig fra første krone.

Rabatten skal beregnes på grunnlag av omsetningsverdi i sluttbrukermarkedet. Skattedirektoratet har avgitt en uttalelse 6. mai 2019 med spørsmål og svar, se: skatteetaten.no/rettskilder/type/uttalelser/prinsipputtalelser

Rabatter hos tredjeparter

Skattedirektoratet presiserer at arbeidsgiver er rapporteringspliktig for alle rabatter en ansatt oppnår privat fra tredjeparter så lenge tredjeparten er arbeidsgiverens forretningsforbindelse. Som forretningsforbindelse regnes ikke bare kunder og leverandører, men også tilfeller der en ansatt får kostnadene refundert fra arbeidsgiver, f.eks. ved tjenestereise eller refusjon av innkjøp.

Skatteplikten omfatter også gjensidige rabatter som to eller flere bedrifter gir til ansatte hos hverandre, f.eks. såkalte «kjøpesenterrabatter». Det skal svært lite til for å bli ansett som forretningsforbindelse.

Når arbeidsgiver tar initiativ overfor tredjepart til at arbeidstakere tilbys en lavere pris enn allment tilgjengelig pris, vil rabatten være skattepliktig.

Bonuspoeng

Bonusytelser fra flyselskap mv. er skattepliktig når bonuspoengene er opptjent i jobbsammenheng, men beskattes først ved privat bruk. Det forekommer at fordeler tildeles kun på grunn av en «status», uten bruk av poeng, f.eks. fast-track eller tilgang til lounge. Slike fordeler skattlegges ikke.

Rapporteringsplikt

Arbeidsgiver har ansvaret for å innrapportere skattepliktige naturalytelser den ansatte mottar fra tredjeparter. I den nye veiledningen presiserer direktoratet at arbeidsgiver må ha en aktiv oppfølging. Det er i utgangspunktet ikke tilstrekkelig at arbeidsgiver kun inntar arbeidstakers informasjonsplikt i en arbeidsavtale, uten ytterligere oppfølgning. Arbeidsgiver kan eventuelt nekte de ansatte å ta imot slike fordeler, et forbud som må være tydelig kommunisert til de ansatte.

Foreningsrabatter

Det er ikke skatteplikt på medlemskapsrabatter ved privat medlemskap selv om arbeidsgiver dekker kontingenten, men det forutsetter at den ansatte skal skattlegges for arbeidsgivers dekning av kontingenten. Hvis det er arbeidsgiver som er medlem, og lar de ansatte benytte seg av rabatten i foreningen, er medlemskapsrabatter skattepliktig som følge av tilknytningen mellom arbeidsforholdet og rabatten.

Transportnæringen

Det blir innført skatteplikt på fribilletter/årskort til de ansatte i transportselskaper fra 1. juli 2019. Slike årskort regnes imidlertid som personalrabatt som vil være skattefri for et beløp inntil kr 8000 pr. år uten krav til egenbetaling (100 % personalrabatt).

I uttalelsen presiserer direktoratet at rabattreglene kun gjelder for varer og tjenester som omsettes i arbeidsgivers virksomhet. I transportnæringen vil dette gjelde de selskapene som omsetter persontransporttjenester som en del av sin virksomhet. Det vil derimot ikke gjelde eksempelvis underleverandører til selskaper som omsetter persontransporttjenester. Eksempelvis kan selskap som utfører vedlikehold av busser/tog, legging av togskinner, utleie av tog mv. ikke gi skattefrie personalrabatter på persontransporttjenester, med mindre selskapet inngår i samme konsern som det selskapet som omsetter den aktuelle reisetjenesten.

Arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon

Det er en skattepliktig fordel når en arbeidstaker har adgang til privat bruk av arbeidsgivers elektroniske kommunikasjonstjeneste (EK-tjeneste) utenfor ordinær arbeidssituasjon. Det må foreligge tjenstlig behov for den ansatte til å disponere tjenesten. Arbeidstaker beskattes etter en standardregel. Er det dekket en eller flere EK-tjenester skal maksimalt årlig inntektstillegg være kr 4392. Beløpet er det samme uavhengig av antall tjenester som dekkes og uavhengig av arbeids-giverens faktiske kostnader. Fra 2014 gjelder det ikke noe bunnbeløp, og inntektstillegget skal ikke reduseres med arbeidstakerens eventuelle egenbetaling for kommunikasjonstjenesten. Det er tilgangen til EK-tjenesten som er skattepliktig etter disse reglene.

Datautstyr

Fordel ved lån av arbeidsgivers datautstyr plassert hos arbeidstaker er skattefritt dersom utplasseringen er begrunnet i tjenstlig bruk. Det stilles ikke strenge krav til den tjenstlige bruken. Kravet til tjenstlig behov gjelder også eventuelt tilleggsutstyr som for eksempel skanner. Skattefritaket gjelder ikke for selvstendig tilleggsutstyr.

Hjemmekontor og skatt

Et koronatiltak er å lempe på hva ansatte kan motta av utstyr mv. i forbindelse med hjemmekontor mv. Se Skattedirektoratets prinsipputtalelse publisert 18. november 2020. Uttalelsen finnes på: www.skatteetaten.no/rettskilder/type/uttalelser/prinsipputtalelser/hjemmekontor-og-skatt/

Skattefri utdanning

Bestemmelsene finnes i skatteloven § 5-15 og Finansdepartementets skatteforskrift § 5-15B.

Arbeidstaker kan på visse vilkår få dekket kostnader både til undervisning, bøker osv. samt reiser og merkostnader ved opphold på undervisningsstedet skattefritt.

Arbeidstaker må levere en endelig oppgave over de totale kostnadene til arbeidsgiver for at utbetalingen skal være skattefri.

Skattefritaket gjelder når utdanningen gir kompetanse som kan benyttes i arbeid hos nåværende arbeidsgiver. Videre kan man få dekket utdanningsutgifter i forbindelse med opphør av arbeidsforhold når dette gir kompetanse som kan nyttiggjøres ved søking av nytt arbeid hos annen arbeidsgiver. I det siste tilfellet vil skattefritaket bli begrenset til 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp (G), kr 177 930 pr. 1.5.2023.

Det skilles mellom intern utdanning og annen utdanning. Dersom det dreier seg om annen utdanning, er det en forutsetning at utdanningen er beregnet til normalt å skulle gjennomføres på inntil fire semestre, maksimalt 20 måneder, ved fulltids studium.

Utgiftsrefusjoner

Utbetalinger som kun dekker mottakerens utgifter (ikke privatutgifter), er trekkfrie når utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag som vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegg til dette, eventuelt av reiseregning.

Det er ikke krav til originalbilag. Det er tilstrekkelig at kvitteringen eller bilaget er i samsvar med kravene i bokføringsforskriften. Det vil si at elektronisk dokumentasjon må være i et format som ikke enkelt lar seg redigere.

Arbeidstaker kan levere eller sende skannede bilag til arbeidsgiveren eller legge disse ved et reiseregningsprogram.

Dekning av reiseutgifter med fly eller jernbane på 1. klasse må legitimeres ved flybillettstamme eller jernbanebillett. Billettløse reiser (elektronisk billett) legitimeres ved reisebeskrivelse fra flyselskapet. Billettløse reiser i form av Travel Pass (ubegrenset antall reiser i en begrenset tidsperiode) legitimeres ved faktura fra reiseselskap, samt en reisebeskrivelse utarbeidet av arbeidstakeren.

Fysisk togbillett trenger ikke fremlegges, kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskapet er likeverdig. Dette er aktuelt ved billettløse reiser. For billettløse reiser med flyselskaper som ikke utsteder reisebeskrivelse, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling. Dette vil typisk være bevis for belastning av kredittkort med tillegg av boardingpass eller setekvittering.

Som utgiftsrefusjon regnes også dekning av diverse småutgifter uten bilag som utgifter til bompassering, parkometer og lignende når disse kan anses som nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet/oppdraget og utgiftene fremgår av reiseregning.

Kostgodtgjørelse ved tjenestereise

Kostgodtgjørelse på reiser med overnatting

Fra og med 2018 er Skattedirektoratets forskuddssatser redusert, slik at utbetalinger etter satser i statens reiseregulativ delvis blir trekk- og skattepliktige.

Skattedirektoratets forskuddssatser ved overnatting er fastsatt etter type overnatting:

Dekkes ett eller flere måltider, reduseres den trekkfrie forskuddssatsen med 20 % for frokost, 30 % for lunsj og 50 % for middag.

Statens sats for kost innenlands med overnatting er kr 872. Dekkes enkelte måltider eller alle måltidene av andre enn arbeidstakeren, reduseres satsen som over med 20, 30 eller 50 %.

En arbeidstaker som er på tjenestereise med overnatting, har krav på kr 872 i kostgodtgjørelse dersom arbeidsgiver følger statens reiseregulativ. Det gjelder selv om arbeidstakeren for eksempel har over- nattet hos en venn. Det skal da foretas forskuddstrekk og beregnes arbeidsgiveravgift på kr 774 (differansen mellom godtgjørelsen på kr 872 og Skattedirektoratets forskuddssats på kr 98). Beløpet på kr 774 blir skattepliktig for arbeidstakeren.

Det må utarbeides reiseregulering som inneholder følgende opplysninger

• arbeidstakers navn og adresse og underskrift (ev. elektronisk signatur)

• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise eller pendlers reise ved besøk i hjemmet

• formålet med reisen

• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på

• navn og adresse på overnattingssted/utleier, og ved flere overnattingssteder også dato for overnattingene, og

• type losji, fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt overnattingssted

Bruspenger er tatt bort

Dersom alle måltidene på en reise er dekket av arbeidsgiver eller andre, har man ikke rett til kostgodtgjørelse etter sats. Tidligere kunne man få utbetalt såkalt «administrativ forpleining» eller «bruspenger» som skulle dekke diverse småutgifter som for eksempel avis, kaffe mv. Godtgjørelsen (90 eller 100 kroner pr. døgn) var skattefri. I den nye særavtalen er adgangen til å dekke småutgifter etter sats tatt bort.

Også skattereglene ble endret fra 2016 slik at retten til fradrag eller skattefri dekning av ulegitimerte (ikke dokumenterte) småutgifter er opphevet. Utbetales det slik godtgjørelse vil den bli skattlagt som lønn.

Ansatte som får dekket dokumenterte kostnader til kost på reiser (reiser etter regning), kan fortsatt få slike småutgifter dekket av arbeidsgiver hvis utgiftene dokumenteres sammen med kostutgiftene på reiseregningen. Alternativt kan det kreves fradrag for dokumenterte småutgifter i skattemeldingen. Dette fradraget kan kreves i tillegg til minstefradraget.

En ansatt som får dekket kostutgiftene etter sats, kan imidlertid verken kreve småutgifter dekket av arbeidsgiver eller kreve fradrag for småutgifter i skattemeldingen, selv om småutgiftene dokumenteres. Dette fordi småutgifter anses innbakt i satsene og ikke kan kreves ekstra.

Kostgodtgjørelse ved reiser uten overnatting

Når det ytes kostgodtgjørelse etter statens satser, eller lavere satser, for reiser som ikke medfører overnatting, anses dette ikke å gi skattepliktig overskudd. Kostgodtgjørelsen må være utbetalt i samsvar med de øvrige vilkår som fremgår av særavtalen for reiser innenlands for statens regning, bl.a. kravet til reiseregning.

Overstiger godtgjørelsen statens satser, vil merutbetalingen utgjøre et skattepliktig overskudd med mindre full kostnadsdokumentasjon fremlegges.

Statens satser med overnatting

Det beregnes ikke skattepliktig overskudd på kostgodtgjørelse etter statens satser ved reiser uten overnatting, forutsatt at arbeidstakeren er på yrkesreise etter skattereglene og ikke får dekket kost av arbeidsgiver eller andre.

Kostgodtgjørelse til kost og losji med overnatting

Kostgodtgjørelse ved pendling

Arbeidsgiver kan dekke kost under pendleropphold skattefritt etter følgende satser:

• kr 634 pr. døgn for skattytere som har bodd på hotell mv. (satsen på kr 634 består av: frokost 20 %, lunsj 30 % og middag 50 %),

• kr 177 pr. døgn for skattyter som har bodd på pensjonat mv. uten kokemulighet,

Det er vedtatt begrensninger i fradragsretten for pendlere. Fradrag for kost og losji gis bare for en periode på 24 måneder beregnet fra det tidspunktet skattyter ble gitt fradrag for kostnaden. Bestemmelsen trådte i kraft fra 1. januar 2018. Fradragsretten for besøksreiser vil fortsatt bestå. Legg merke til at selv om pendlerens fradragsrett for kost og losji faller bort fra 1. januar 2020, vil arbeidsgiver med unntaket over likevel kunne dekke kost og losji skattefritt.

Bilgodtgjørelse ved yrkes- og tjenestereise

Bilgodtgjørelse utbetalt som kilometergodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring er trekkfri dersom det utarbeides reiseregning som minst inneholder følgende opplysninger:

• arbeidstakers navn, adresse og underskrift

• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise

• formålet med reisen

• fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer

• totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (eventuelt tripteller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkes-/tjenestereise

Nærmere om satsene

Satser for kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil.

Den skattefrie og trekkfrie delen av bilgodtgjørelsen er kr 3,50 pr. km.

Den skattefrie og trekkfrie delen av bilgodtgjørelsen er kr 3,50 pr. km.

• For kjøring på skogs- og anleggsveier gis det i tillegg til kilometergodtgjørelsen kr 1,00 pr. km.

• Når det er nødvendig med tilhenger for å bringe med utstyr og materiell som på grunn av sin vekt og beskaffenhet ikke er naturlig å plassere i bagasjerom eller på takgrind, gis det i tillegg til kilometergodtgjørelsen kr 1,00 pr. km.

• Når det i bilen tas med arbeidstakere på oppdrag, gis det i tillegg til kilometergodtgjørelsen kr 1,00 pr. km pr. arbeidstaker.

For bruk av andre egne fremkomstmidler er godtgjørelsen som følger:

• Motorsykkel over 125 ccm: kr 2,95 pr. km.

• Moped og motorsykkel opp til og med 125 ccm: kr 2,00 pr. km.

• Snøscooter/ATV: kr 10 pr. km.

• Båt med motor: kr 7,50 pr. km.

• Sykkel, herunder el-sykkel og andre fremkomstmidler gis det ikke lenger godtgjørelse for.

Skatteplikt på overskudd av nattillegg

Utbetalt godtgjørelse som overstiger satsene i statens reiseregulativ, skal behandles som lønn i forhold til beskatning. Dersom det dokumenteres kostnader til overnatting på tjenestereise som overstiger satsene i regulativene, kan arbeidsgiver dekke de faktiske kostnadene. Når arbeidsgivers dekning i disse tilfellene er lik kostnadene, blir det ikke noe overskudd, og den ansatte skal følgelig ikke beskattes for noen del av dekningen.

Utland

Arbeidstaker må dokumentere faktiske losjikostnader som vilkår for skattefri dekning av arbeidsgiver.

Innland

For skattyter som er på reise i oppdrag eller tjeneste (tjenestereise), kan det gis ulegitimert nattillegg etter statlig regulativ (særavtale) når fem timer eller mer av natten tilbringes utenfor bopel og overnatting ikke skjer i hjemmet. Nattillegget etter særavtalen utgjør kr 435 pr. døgn. Slik godtgjørelse anses ikke å gi skattepliktig overskudd, selv om kostnadene ikke dokumenteres, jf. satsforskriften § 2(7). Dette gjelder selv om skattyter har overnattet hos slektninger, i egen hytte, i egen campingvogn, sittet på buss/tog eller kjørt bil og derfor har lave eller ingen kostnader til losji.

Kostgodtgjørelse ved tjenesteoppdrag uten overnatting

Det må være foretatt en reise under utførelse av arbeidet. Dette er normalt enkelt å ta stilling til. Har du et fast kontorsted og reiser ut til et avdelingskontor i forbindelse med et møte, så er vilkåret oppfylt.

Skal arbeidstaker kunne få skattefri dekning av kostutgifter, forutsetter det påførte merkostnader på reisen utover hva arbeidstakeren ellers ville hatt i arbeidet. Består arbeidet av regelmessig reiseaktivitet, foreligger normalt ikke en merkostnad. For håndverkere og selgere mv., vil slik kostgodtgjørelse derfor normalt være skattepliktig.

Hvordan reisen er foretatt, er underordnet. Du kan benytte firmabil, egen bil eller offentlig transport. Eventuelle kostnader knyttet til selve transporten, kan dekkes skattefritt etter egne regler og blir ikke nærmere omtalt her.

Ansatte som utfører sitt ordinære arbeid om bord på et transportmiddel (mobilt arbeidssted), vil ikke ha krav på kostgodtgjørelse på dagreiser. Dette vil for eksempel gjelde tog- og flypersonell, sjåfører, loser, osv.

Kostgodtgjørelse forutsetter videre at reisen minst er 15 kilometer én vei. Om du for eksempel reiser 40 kilometer, men ingen av oppdragsstedene ligger lenger unna arbeidstedet enn 15 kilometer, oppfyller du ikke kravet om kostgodtgjørelse.

Regulativet åpner også for at du kan få dekket kost på reiser under 15 kilometer når særlige grunner foreligger, men da dekkes det kun etter regning.

Videre må reisen vare utover seks timer. Satsene for kostgodtgjørelse er inndelt etter varigheten på reisen:

• For reiser fra og med seks timer og til og med 12 timer: 342 kroner

• For reiser over 12 timer: til og med 637 kroner

Dersom ett eller flere måltider er dekket etter regning/program/innbydelse eller er påspandert, skal det foretas trekk i kostgodtgjørelsen. Trekk i kostgodtgjørelsen beregnes som følger: frokost 20 %, lunsj 30 %, middag 50 %.

Har den ansatte fri kost, det vil si at regningen går direkte til arbeidsgiver eller belastes arbeidsgivers kort/ konto, skal den ansatte beskattes for kr 98, kr 76 eller kr 50 for henholdsvis alle, to eller ett måltid.

Andre utgiftsgodtgjørelser

Andre utgiftsgodtgjørelser kan utbetales trekkfritt dersom mottakeren utarbeider og underskriver en oppgave over størrelsen og arten av den pådratte utgiften og arbeidsgiveren ikke har grunn til å anta at utbetalingen gir overskudd.

Bilgodtgjørelse til dekning av pendleres besøksreiser i hjemmet kan utbetales trekkfritt dersom godtgjørelsen utbetales som kilometergodtgjørelse som ikke overstiger Skattedirektoratets forskuddssats for reiseutgifter ved besøk i hjemmet (kr 1,70 pr. km.) og mottakeren utarbeider og underskriver oppgave over den reisen som er foretatt. Av oppgaven skal fremgå hvilke reiser som er foretatt, samt dato og kjørelengde for den enkelte reisen.

Forskudd på utgiftsgodtgjørelse og oppsplitting

Skjer utbetalingen før utgiften pådras, kan forskuddstrekk bare unnlates dersom mottakeren før utbetalingen leverer et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene. Etter at utgiftene er pådratt, må mottakeren snarest – og senest ved neste lønnsoppgjør – levere endelig oppgave til arbeidsgiveren. Kvitteringer eller andre originalbilag skal følge som vedlegg til oppgaven. For godtgjørelse til dekning av løpende utgifter er det tilstrekkelig at det skjer et oppgjør mellom arbeidsgiver og arbeidstaker før årets utgang.

Utgiftsgodtgjørelse kan splittes opp i en trekkfri del som i tilfelle må fylle betingelsene for trekkfritak og en overskytende del som fullt ut behandles som lønn.