Hvordan sette dokumentasjon av balansen i system?
Krav til dokumentasjon og tidsfrister
Bokføringsbestemmelsene setter krav til dokumentasjon for årsavslutningen. Det blir derfor opp til hvert enkelt selskap selv å vurdere behovet for når balansen skal dokumenteres ellers i året.
Det anbefales å være tydelig på tidsfrister og ha en instruks som viser hva, hvordan, hvem og når det skal avstemmes. Instruksen bør sorteres pr. kontonummer eller kontogruppe. Jo mer à jour avstemmingene er gjennom året, jo lettere vil jobben være ved årsavslutning.
Det må som nevnt være et kontrollspor fra post i regnskapet og næringsoppgave til dokumentasjon og motsatt. Liste som viser hvilke kontoer som går inn under hver post, vil være nyttig dokumentasjon i denne sammenhengen. Herfra må det da være referanse til dokumentasjonen.
Oppbevaringspliktig, papir eller elektronisk lagring
Dokumentasjonen av balansen skal oppbevares i fem år. Det er unntak for prosjektregnskap og avstemminger/dokumentasjon i tilknytning til det. Det må fortsatt oppbevares i ti år. Den kan oppbevares på papir eller lagres elektronisk. En må uansett lagringsmetode sikre regnskapsmaterialet slik at det ikke blir ødelagt, går tapt, slettes eller endres. Det vises til NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.