eFacta

Ubetydelige poster

I standarden gjentas lovens bestemmelse om at alle balanseposter, dvs. eiendeler, gjeld og egenkapital, skal dokumenteres med mindre de er ubetydelige. Her understrekes det at «ubetydelig» er lavere enn «uvesentlig». Det må gjøres en individuell vurdering for selskapet ut fra størrelse og karakter.

Eksempler på god dokumentasjon

Standarden presiserer at dokumentasjonen skal utarbeides med «henblikk på ekstern kontroll» og den gjentar at dokumentasjonen skal vise at posten er fullstendig, nøyaktig og reell.

Standarden gir eksempler på hva som er god dokumentasjon. Kan det innhentes ekstern dokumentasjon, er det den beste dokumentasjon. Eksempel på det er årsoppgaver eller kontoutdrag fra finansinstitusjoner eller verdipapirregister. Andre eksempler på dokumentasjon er fysiske tellinger av beholdninger, anleggskartotek, saldolister over kunder og leverandører. Ved avsetninger og nedskrivninger vil det være viktig å dokumentere forutsetningene som ligger til grunn for beregningene samt beregningsmetode.

Konsernregnskap

De samme kravene stilles til dokumentasjon av postene i konsernregnskapets balanse. Dokumentasjonen av balansepostene i de enkelte selskapene skal ikke dokumenteres på nytt, men særskilte poster som er en følge av konsolideringen, som eksempelvis merverdier i eiendeler og innarbeidelse av tilknyttede selskaper, må dokumenteres særskilt. Det samme gjelder eliminering av mellomværender med konsernselskaper.

Skattemessige verdier

Standarden presiserer at også skattemessige verdier skal dokumenteres. Dette gjelder poster der det er forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier som for varelager, kundefordringer, tilvirkningskontrakter og anleggsmidler.

Kontrollspor

Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen og motsatt (toveis kontrollspor). Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem i dokumentasjonen. Det vil også være behov for å vise kontospesifikasjoner av hver regnskapslinje i balansen og næringsspesifikasjonen (næringsoppgaven), for derfra å kunne gå tilbake til dokumentasjon, som ofte vil være på kontonivå.

Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming.