eFacta

Krav til dokumentasjon og tidsfrister

Bokføringsbestemmelsene setter krav til dokumentasjon for årsavslutningen. I oppdatert standard presiseres det at balansen skal være dokumentert før styret behandler årsregnskapet og skattemeldingen leveres. Har selskapet revisor skal det være ferdigstilt før avtalt tidspunkt for årsoppgjørsrevisjonen.

Det anbefales å være tydelig på tidsfrister og ha en instruks som viser hva, hvordan, hvem og når det skal dokumenteres. Instruksen bør sorteres pr. kontonummer eller kontogruppe. Jo mer à jour avstemmingene er gjennom året, jo lettere vil jobben være ved årsavslutning.

Det må som nevnt være et kontrollspor fra post i regnskapet og næringsspesifikasjon til dokumentasjon og motsatt. Liste som viser hvilke kontoer som går inn under hver post, vil være nyttig dokumentasjon i denne sammenhengen. Herfra må det da være referanse til dokumentasjonen.

Oppbevaringspliktig, papir eller elektronisk lagring

Dokumentasjonen av balansen skal oppbevares i fem år. Det er unntak for prosjektregnskap og avstemminger/ dokumentasjon i tilknytning til det. Det må fortsatt oppbevares i ti år. Den kan oppbevares på papir eller lagres elektronisk. En må uansett lagringsmetode sikre regnskapsmaterialet slik at det ikke blir ødelagt, går tapt, slettes eller endres. Det vises til NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.