Utvalgte balanseposter – hva er god dokumentasjon?
Formål
For alle balanseposter er formålet å dokumentere at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige og riktig verdsatt.
Vi skal nå for utvalgte balanseposter se på hvilken dokumentasjon som vil dekke disse målsettingene. Husk at dokumentasjonen skal være så god at alle forstår den uten å måtte spørre den som har gjort jobben.
Bruk av avstemmingsskjema eller ikke
Det er fortsatt mange som velger skjema for å dokumentere. Det kan være hensiktsmessig for å sikre at dokumentasjonen blir god nok, men det må ikke bli slik at skjemaet fylles ut for skjemaets skyld. Det kan være mer effektivt å tenke alternativt og for eksempel bruke kontoutdrag, årsoppgaver eller saldolister som vil gi samme innhold. Det aller viktigste er å være strukturert og tydelig i dokumentasjonen og lage et sammendrag eller en konklusjon på hva som er gjort. Rapporter kan brukes effektivt ved å notere underveis hvilken kontroll som er gjort av underliggende poster. Husk alltid at underliggende spesifikasjoner må stemme med saldo på den kontoen som skal dokumenteres og avstemmes.
Vær også nøye med å oppdatere dokumentasjonen av balansen ved endringer i saldo, slik at den til enhver tid stemmer med saldo på den aktuelle kontoen.
I ERP-systemene kan det være tekstbokser knyttet til hver konto der det kan være mulig å samle dokumentasjon og sine vurderinger. Det kan også være program verktøy som gjør utfyllingen enklere. Så sjekk ut hva som kan finnes i regnskaps eller årsoppgjørsprogram. Påse at systemet ivaretar sporbarhet og oppbevaringskravet så det er lett å finne tilbake til i ettertid.
Husk at det må være en dokumentasjon der eller referanse til hvor du finner dokumentasjonen.. Det er ikke nok å skrive «ok» eller markere «tommel opp».
All dokumentasjon kan være elektronisk.
Eksempler
Vi skal nå se på eksempler på hva dokumentasjonen kan inneholde for utvalgte regnskapsposter. Eksemplene er ikke uttømmende.
Det er viktig å benytte seg av de mulighetene systemet ditt gir til å gjøre jobben så effektivt som mulig, for eksempel ved å benytte automatiske rapporter og avstemminger som systemet generer. Husk at du må kvalitetssikre grunnlaget, så du er sikker på at du sitter med riktig grunnlag for avstemming. Alt kan dokumenteres elektronisk i rapporter eller for eksempel i oversikter/sammendrag i Excel-format. Husk alltid å dokumentere de kontrollene og vurderingene du gjør, og få alltid frem en kort og tydelig konklusjon.
Kundefordringer
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Saldoliste fra kundespesifikasjonen vil dokumentere hva posten består av.
Kreditsaldoer gjennomgås for å kontrollere om det er reell gjeld eller skyldes manglende inntektsføring. Det må vurderes om det bør gjøres en reklassifisering til gjeld hvis sum gjeld er av vesentlig betydning for regnskapet.
Det bør vurderes om det er behov for å sende ut saldoforespørsler for utvalgte kunder. Det bør gjøres hvis det er usikkerhet om mellomværende er riktig.
Verdsettelse
Aldersfordelt saldoliste vil kunne gi et godt utgangspunkt for å dokumentere og vurdere avsetning for tap på fordringer. Sum på saldolisten må stemme med saldo på kundefordringer for å vite at man gjør vurderingen på riktig grunnlag.
Er det usikkerhet om kunden er enig i mellomværende, bør det sendes saldoforespørsel.
Leverandørgjeld
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Saldoliste fra leverandørspesifikasjonen dokumenterer hva posten består av.
Debetsaldoer gjennomgås for å kontrollere om disse er reelle fordringer eller om noe er på listen på grunn av manglende kostnadsføring. Det må vurderes om det bør gjøres en reklassifisering til andre fordringer hvis summen av debetsaldoer er av vesentlig betydning for regnskapet.
Det anbefales å innhente kontoutdrag fra de største leverandørene i tilfelle det er usikkerhet om mellomværende eller risiko for at inngående faktura ikke er bokført. For å dokumentere at gjelden er fullstendig bør det dokumenteres hvordan det er sikret at alt er med. Det kan vises til kontroll av elektronisk fakturaflyt, gjennomgang av «liste ikkegodkjente fakturaer» eller annen rutine som skal sikre at alt blir bokført til rett tid. Avstemming mot innhentede kontoutdrag vil også være en god kontroll i denne sammenhengen.
Verdsettelse
Gjeld i utenlandsk valuta må omregnes til balansedagens kurs. Det må dokumenteres hvilke kontoer dette gjelder sortert pr. valuta og hvilken kurs som er benyttet.
Varelager
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Krav til dokumentasjon av varelager er regulert i bokføringsforskriften § 6-1.
Varelageret må telles ved regnskapsårets slutt. Det kan gjennomføres rullerende tellinger hvis man gjennom føring av betryggende lagerregnskap kan dokumentere all inngang og utgang av lageret gjennom året. Alle varer må telles minst én gang i løpet av året. Telling kan gjøres av en robot, men det må være en dokumentert fysisk telling.
Varelagerlistene skal ha en oppstilling over varens art, kvantum, verdi pr. vare, sum pr. vare og sum for alle varer. Sum for alle varer skal da være lik totalen ifølge saldo på konto for varelager (minus eventuell avsetning for ukurans).
Tellelistene skal nummereres, dateres og det skal fremgå hvem som har telt.
Listene skal oppbevares i fem år.
Det anbefales å ha en god varetellingsinstruks Varetellingsinstruksen må inneholde klare retningslinjer for hvordan man påser at det blir riktig periodisering av inngående og utgående faktura i sammenheng med varetellingen. Når vareregisteret er oppdatert etter telling, kan det også være hensiktsmessig å gjøre en analyse av mengde og pris f.eks. sortert i excel. Det er en effektiv måte å finne helt klare feil på.
Verdsettelse
Det skal dokumenteres hvordan varene er priset. Det kan gjøres ved å lage et notat som vedlegges dokumentasjonen. Varene skal i utgangspunktet verdsettes til anskaffelseskost. Hvis utsalgspris er utgangspunktet ved telling, må kalkyler/bruttofortjeneste pr. vare kunne dokumenteres, da disse skal benyttes for å kunne beregne tilbake til anskaffelseskost.
Prisjusteringer i prisregisteret gjennom året kan resultere i at varene ikke blir verdsatt til anskaffelseskost. En bør da ha en vurdering/beregning av om dette påvirker verdien av varelageret med vesentlig beløp.
Eventuelle bonuser fra leverandør vil påvirke anskaffelseskost og skal tas hensyn til.
Ukurante varer skal telles og fremgå særskilt av varelagerlisten. Også her må det fremgå hvordan varene er priset. Det må foretas nedskrivning av varene hvis de må selges under anskaffelseskost.
Anlegg under utførelse – prosjekter
I forbindelse med dokumentasjon av denne posten er det viktig å huske på følgende punkter og dokumentere det på en god måte.
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Gyldighet
Prosjektregnskap avstemmes mot kontospesifikasjonen for å være sikker på at alt er riktig bokført og at man har riktig utgangspunkt for verdsettelse av prosjektene.
Det må gjennomføres en etterkalkulering av prosjekt for å se om det er store avvik fra forkalkyle og eventuelt hvorfor. Det er også av stor betydning for å kunne verdsette prosjekt i arbeid så nøyaktig som mulig.
Verdsettelse
Analyse av etterkalkyle mot forkalkyle vil være en kvalitetssikring av verdsettelsen av prosjekt i arbeid. Forklaring til avvik må dokumenteres.
Eventuell risiko for tap/redusert fortjeneste skal tas hensyn til i verdsettelsen. Det må dokumenteres hvordan det er beregnet.
Periodiseringer
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Det bør dokumenteres hvordan man kvalitetssikrer at alle periodiseringer av vesentlig betydning er bokført. Det kan for eksempel gjøres mot analyse av faste kostnader som husleie, strøm, avgifter, etc. Kontroll mot fjorårets periodiseringer er også en grei kontroll å gjøre i tillegg.
Det bør dokumenteres hvordan man sikrer at alle inngående fakturaer blir bokført på riktig år. Elektronisk kontroll med fakturaflyten og en dokumentert gjennomgang av liste over ikke godkjente fakturaer vil være god dokumentasjon. I tillegg må det være kontroller i forbindelse med varetellingen for å sikre sammenheng mellom varesalg, vareforbruk og lager.
Det bør være en dokumentert gjennomgang av kreditnota på nyåret for å se om noen skal periodiseres.
Det må være en dokumentasjon på hvordan man er kommet frem til beløpene, enten ved å vise til bilag (ta gjerne kopi som legges ved dokumentasjonen) eller ved beregning/analyser.
Usikre forpliktelser
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Samtale med ledelsen og/eller styret for å fange opp om det kan være noen usikre forpliktelser som må regnskapsføres. Hendelser etter balansedagen må også kartlegges.
Garantiforpliktelser: Estimere kommende garantikostnader. Historiske kostnader tilbake i tid kan være et grunnlag, men også konkrete garantisaker må med i vurderingen.
Rettssaker, uenigheter med kunder: Dokumentere sannsynligheten for at det blir en utbetaling. Hvis det er sannsynlighetsovervekt må det gjøres en regnskapsmessig avsetning. Det er beste estimat som gjelder. Er det dommer, forlik i sakene, har man sikre tall for avsetningen og det er en del av dokumentasjonen.
Pensjonsforpliktelse
I forbindelse med ytelsesbaserte ordninger må det beregnes en pensjonsforpliktelse (unntak for små foretak). Aktuarberegning innhentes og denne ligger til grunn for bokføringen. Det bør i tilknytning til denne lages en dokumentasjon som viser hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for beregningen, hvordan grunnlaget er kvalitetssikret og andre kontroller som er gjort av beregningen. Aktuar er helt avhengig av at datagrunnlagene er riktige.
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Avstem saldo på konto, pensjonsforpliktelse, premiefond og pensjonskostnad for å påse at disse er i samsvar med aktuarberegningene.
Hvilke forutsetninger som ligger til grunn for beregningen som diskonteringsrente, avkastning, gjennomsnittlig lønnsvekst etc.
Det bør dokumenteres når det sist er gjort en kontroll av innhold i forsikringsselskapets registre (ansattes data i registeret, oppdatert med nyansatte og de som har sluttet, at det er tatt riktig hensyn til fripoliser etc.).
Kontroll av innbetalinger av premie og til premiefond ifølge beregningen og at det stemmer med eget regnskap.
Analyse av estimatavvik for å ha forståelse av hvorfor de har oppstått.
Driftsmidler
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet
Verdsettelse
Avstem saldo på konto(ene) mot anleggsregisteret Noen velger å ha kopi av fakturaer som viser all tilgang eller avgang gjennom året, men det er ikke noe krav. Det er nok at det er arkivert som bilag.
Estimering av økonomisk levetid og valg av avskrivningsplan må dokumenteres.
Vurdering av nedskrivningsbehov dokumenteres. Beregninger og forutsetningene for beregningene må dokumenteres.Forskjell mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier dokumenteres.
Det bør være en dokumentasjon som viser vurderingen som er gjort i tilknytning til større vedlikeholdskostnader.
Mellomværende med aksjonær, datterselskaper eller andre
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Gyldighet
Lån dokumenteres mot signerte avtaler
Mellomværende mellom konsernselskaper bør avstemmes løpende gjennom året. Her kan det være morselskapet som lager sammendrag over at alle mellomværender mellom selskapene stemmer og forklarer avvik som det ikke er tatt hensyn til og hvorfor.
Det må gjøres en vurdering om det kan være risiko for tap på fordringene.
Utsatt skattefordel/utsatt skatt
Dette er en betydelig post i regnskapet, men som mange glemmer å dokumentere. Det er viktig at det er en dokumentasjon av denne posten også. Små foretak som velger å ikke bokføre utsatt skattefordel, bør også dokumentere beløpet og informere om valg av prinsipp. Det er kjempeviktig å kvalitetssikre skatteberegningen og ikke bare stole på årsoppgjørssystemet.
Målsettinger
Dokumentasjon
Fullstendighet
Nøyaktighet
Gyldighet
Utsatt skatt/utsatt skattefordel beregnes mot grunnlag forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier. Endring i forskjeller må kontrolleres for å vite at man har riktig grunnlag og kontrollen må dokumenteres.
Skattekostnaden avstemmes mot resultat. Avvik fra 22 % bør forklares. Avvik i denne avstemmingen kan være en indikasjon på at beregnet utsatt skatt/utsatt skattefordel eller betalbar skatt er feil.
Det må dokumenteres at balanseføring av utsatt skattefordel er forsvarlig og at det ikke er noe nedskrivningsbehov.
