eFacta

Ubetydelige poster

Bokføringsloven krever at alle balanseposter skal dokumenteres med mindre de er ubetydelige. I oppdatert standard er det en tydelig anbefaling på at alle poster skal dokumenteres. Selv om en balansepost i utgangspunktet har en lav verdi, kan det være feil og det kan resultere i vesentlig feil i regnskapet.

Eksempler på god dokumentasjon

Standarden presiserer at dokumentasjonen skal utarbeides med «henblikk på ekstern kontroll» og den gjentar at dokumentasjonen skal vise at posten er fullstendig, nøyaktig og reell.

Standarden gir eksempler på hva som er god dokumentasjon. Kan det innhentes ekstern dokumentasjon, er det den beste dokumentasjon. Eksempel på det er årsoppgaver eller kontoutdrag fra finansinstitusjoner eller verdipapiregister. Andre eksempler på dokumentasjon er fysiske tellinger av beholdninger, anleggskartotek, saldolister over kunder og leverandører, saldobekreftelser fra utvalgte kunder og leverandører der det er usikkerhet om mellomværende.

Poster verdsatt etter vurdering

Dette gjelder verdsettelse av balanseposter der det må gjøres en vurdering. Eksempel på det er varelager, anleggskontrakter, fordringer, driftsmidler, immaterielle eiendeler, aksjer, garantiforpliktelser og andre forpliktelser. For anleggsmidler må vurdering av nedskrivningsbehov dokumenteres.

I oppdatert standard er det presisert at det skal dokumenteres en vurdering uavhengig av om det medfører en endring i balanseført verdi. Det for å underbygge at balanseført verdi er riktig. Det må altså alltid tas stilling til risiko for verdifall av anleggsmidler.

Hvis verdsettelsen bygger på beregninger, må dokumentasjonen inneholde opplysninger om beregningsmetoder og forutsetninger som ligger til grunn for beregningen.

Konsernregnskap

Balansepostene i et konsernregnskap må også dokumenteres. Dokumentasjonen av balansepostene i de enkelte selskapene skal ikke dokumenteres på nytt, men særskilte poster som er en følge av konsolideringen, som eksempelvis merverdier i eiendeler og innarbeidelse av tilknyttede selskaper, må dokumenteres særskilt. Det samme gjelder eliminering av mellomværender med konsernselskaper.

Skattemessige verdier

Standarden presiserer at også skattemessige verdier skal dokumenteres når de ikke er dokumentert i skattemeldingen Dette gjelder poster der det er forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier som for eksempel varelager, kundefordringer, tilvirkningskontrakter og anleggsmidler.

Kontrollspor

Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen og motsatt (toveis kontrollspor). Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem. Eksempel på løsninger kan være

Integrert programvare med regnskaps- eller årsoppgjørssystem. Det må være en link mellom kontonivå og dokumentasjonen.

Elektroniske filer som klart angir konto og årstall med referanse mot kontospesifisert regnskap og næringsspesifikasjon.

Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming.