Formål med dokumentasjonen
Det bør i tilknytning til avstemminger settes klare krav til dokumentasjonen slik at det ikke er noen tvil om regnskapspostens innhold og at den er fullstendig, nøyaktig og gyldig.
Norsk bokføringsstandard 5 Dokumentasjon av balansen (NBS 5) setter også krav til det for å ivareta den eksterne kontrollørens interesse som for eksempel revisor eller Skatteetaten ved bokettersyn. Det betyr at dokumentasjonen må være lett å forstå. Eksterne skal slippe å spørre den som har utarbeidet dokumentasjonen.
Teknisk avstemming eller noe mer
Bokføringsregelverket krever dokumentasjon av balansen. Det er ikke nødvendig å dokumentere med en avstemming hvis saldo for eksempel stemmer med mva melding, skattemelding eller bankens saldo. Når det ikke stemmer må det være en avstemming i tillegg. Er det poster som krever en verdsettelse, må dokumentasjonen inneholde en beskrivelse av forutsetningene for beregninger og estimat. Dokumentasjon vil derfor være noe mer enn en avstemming.
Formålet med en avstemming vil være:
Dokumentere avstemmingsposter hvis regnskapets saldo ikke er i samsvar med dokumentasjonen (bokføringslovens krav).
En kontroll av grunnlaget for dokumentasjonen og rapporteringen, for eksempel kontroll av at mvameldingen er riktig (intern kontroll og god regnskapsskikk).
Dokumentasjonen må derfor ikke bare være avstemming med «kryssing» av tall hvor en er fornøyd når avstemmingen «går opp». Et enkelt eksempel på det vil være en bankavstemming som har mange åpne poster under spesifikasjonen «bokført av bank, ikke i regnskapet». Hvis det ikke er noen kommentarer til de største postene under denne spesifikasjonen, har av stemmingen liten verdi og det vil ikke være en god nok dokumentasjon av balanseposten. Det må derfor knyttes kommentarer i avstemmingsskjemaet/dokumentasjonen til denne type poster. I tillegg bør dokumentasjonen inneholde en konklusjon om at regnskapsposten ikke inneholder vesentlige feil. Det bør ikke være nødvendig å gå inn i bilag og regnskap for å forstå dokumentasjonen. Det skal være lett for andre å kunne forstå dokumentasjonen ved intern eller ekstern kontroll.
I tråd med bokføringsloven og NBS 5 velger jeg videre å benytte dokumentasjon som samlebegrep for avstemming/dokumentasjon.
Verdivurdering
For noen balansekontoer vil dokumentasjonen også bestå av en verdivurdering. Eksempel på det kan være avsetning for ukurans i varelager, avsetning for tap på fordringer eller nedskrivningsbehov for anleggsmidler. Verdivurderingen skal alltid være en del av dokumentasjonen uavhengig av det resulterer i en endring i bokført verdi eller ikke.